O que fazer para que a metodologia OKR funcione no seu time
Muito provavelmente, você já ouviu falar sobre OKRs. O acrônimo, que significa Objectives and Key Results, representa um método de gestão…
Muito provavelmente, você já ouviu falar sobre OKRs. O acrônimo, que significa Objectives and Key Results, representa um método de gestão que virou febre depois de se popularizar no vale do Silício.
É claro que houve um motivo por trás do hype que tornou os OKRs tão populares: hoje em dia, as entregas (quase sempre) são para ontem, a competição está mais acirrada do que nunca e o mínimo desalinhamento entre equipes pode causar um estrago gigantesco.
No contexto tumultuado em que nossas empresas se encontram, é cada vez mais importante ser e estar ágil. Precisamos contar com processos flexíveis que nos façam chegar aos nossos objetivos de maneira eficaz e de resultados mensuráveis que nos digam qual são as decisões mais acertadas. E os OKRs têm tudo a ver com isso.
Vamos lá: imagine que sua empresa quer ter um dos aplicativos com a melhor nota no Google Play, em seu segmento. Este é o O (objetivo). Para chegar nele, você precisa de resultados-chave ( KRs) claros e fáceis de entender, ações que guiarão o trabalho do seu time ao longo do tempo para que o objetivo seja alcançado.
No caso acima, bons KRs seriam:
KR1: Realizar testes de regressão automatizados no aplicativo todos os dias
KR2: Aumentar em 50% o número de usuários ativos
KR3: Priorizar nas sprints 5 reviews críticas do app para consertar bugs e repensar funcionalidades
Ainda assim, como você já deve saber, estipular um key result e não acompanhá-lo não serve de nada. Se eu falo ao meu time que quero dobrar o número de usuários ativos no aplicativo em seis meses e não acompanho o número desses usuários pelos meses seguintes, provavelmente não vou conseguir alcançar o KR.
Agora, se eu e meu time debatemos semanalmente como estamos avançando para atrair mais usuários e entender melhor como retê-los, com certeza vamos nos deparar com melhores maneiras de alcançar nosso objetivo.
Para dar certo, a metodologia dos OKRs precisa de acompanhamento e adequação constante. É bate e volta. Ela se diferencia de outros métodos usados em empresas tradicionais porque é aberto a mudanças e preza pela clareza.
Observe como os KRs que citei acima são simples. Bem diferente de uma série de requisições mirabolantes e metas impossíveis de serem alcançadas, certo? É aqui que está a grande sacada dos OKRs: a simplicidade.
Outros detalhes que tornam os OKRs eficazes são a definição de metas para o curto prazo, o foco em dados e o alinhamento constante. Um time que não acompanha seus KRs regularmente, de semana a semana, pode cair numa armadilha e perder oportunidades valiosas de tomar decisões mais rápidas e coerentes.
Por isso, há algumas práticas e cerimônias que devem coexistir para que seus OKRs tragam algum tipo de retorno:
Definição de objetivos estratégicos: Definir objetivos que façam sentido e sejam claros para toda a empresa é apenas o primeiro passo de todo a metodologia OKR. Falhar aqui significa falhar em todos os outros passos;
Validação com pontos de contato executivos: Averiguar os objetivos e os resultados-chave pré-definidos com pessoas que serão essenciais no processo é outro ponto importante. Nesta etapa, é possível que líderes apontem mudanças importantes;
Adequação de OKRs para cada time: Uma visão estratégia pressupõe que cada time vai contribuir à sua maneira para o alcance dos objetivos. Assim, cada time tem KRs próprios;
Monitoramento frequente: Recomendo fortemente que os OKRs sejam acompanhados uma vez por semana. Essa é a frequência ideal para revisitar ações e, quem sabe, corrigir alguma estratégia que não esteja performando como o esperado;
Revisão de 3 em 3 meses: Outra característica da metodologia OKR é que ela permite um momento de reflexão trimestral. Nesses momentos, é importante parar e refletir se os objetivos e KRs ainda fazem sentido. Se sim, é importante entender o que falta ser feito para que a meta fique mais próxima de ser alcançada. Se não, é hora de pensar em objetivos e resultados-chave que façam mais sentido com o contexto;
Retrospectiva: Usar a metodologia OKR é sinônimo de mensuração e aprendizado. Quando feita do jeito certo, a metodologia permite que você e seu time aprendam com erros e acertos. Por isso, tire um tempo para fazer uma retrospectiva e dê feedback ao time.
É o funcionamento extremamente dinâmico dos OKRs que os torna tão importantes em qualquer estratégia.
O que aprendi usando OKRs que estou tentando usar, algo como as melhores práticas das melhores práticas:
Planejamento: essa reunião de definição dos OKRs tem que ocorrer com algum (bom) tempo de antecedência da data. Exemplo, se estamos pensando em Q4, não adianta na última semana de setembro tentar correr e fazer uma ou duas reuniões de trabalho às pressas para “fechar” o ponto. Não há um número específico mas entre quatro e duas semanas de antecedência, parece uma boa opção. Por outro lado, não se pode parar um mês antes para ficar só discutindo OKRs.
Monitoramento: um líder para semanalmente fazer o acompanhamento semanal com a equipe e mensalmente os líderes das áreas se reunem para ajustar os OKRs. Ajustar = rever a expectativa ou entender se algo precisa ser despriorizado para focar e ajudar o time a atingir algum OKR.
“Smartable”: o ideal é que todos os objetivos sejam SMART. Se não você não tem um OKR e sim uma lista de entregas booleanas que vão passar x semanas em “going” e a última em “done”. Não faz sentido. O ideal é formatar o objetivo para algo que progressivamente vai sendo monitorado e alcançado. Entretanto, nem tudo dá pra ser assim. Esse é o objetivo final e a cada definição de OKRs (trimestral, por exemplo) a empresa pode tentar aumentar o percentual desses OKRs que são SMART e diminuir os que não são. É quase certeza que nunca terão algo 100% smart.
Cascateamento: em algum momento talvez seja interessante parar o cascateamento nas squads. Deixar o time se organizar para como vão chegar naquele objetivo juntos. Isso PODE ajudar em um grande problema da implantação do Scrum/Agile na nossa cultura, que é de não colocar o dedo na ferida nas questões que estão impactando o time, principalmente os colegas do time que não estão entregando como deveria. Ou seja, temos amizade, tudo bem, mas a sua entrega (ou falta dela) está impactando meus números. E, em teoria, deveriámos todos do time estar preocupados com o atingimento do OKR pois é dele que deveria gerar grande parte da avaliação de performance individual. Pode-se complementar esse OKR do nível do squad com OKRs individuais.
E você, que outros pontos compartilha sobre a metodologia? Conta aqui nos comentários!